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山东大学研究生常见事项办理程序


我校研究生教育实行校、院两级管理,大部分具体事项都可在院级培养单位完成。需学校审批的,一般按个人申请、导师同意、单位分管领导审核,研究生院最后审批的程序进行。下面是在学期间常见事项办理程序。

一.保留入学资格

二.在校生报到注册

三.请假

四.研究生休学

五.研究生复学

六.研究生转导师

七.研究生退学

八.研究生证补办

九.火车票优惠卡

十.开具研究生在学证明

十一.报考外单位博士生研究生

十二.办理因公出国(出境)审批手续

十三.办理出国返校报到手续

十四.用交纳

十五.外出做科研审批程序

十六.办理退宿

十七.办理研究生成绩单或成绩公证

十八.成绩复核

十九.缓修、缓考

二十.重修、重考

二十一.添加或删除选课和改选课

二十二.课程属性调整

二十三.研究生课程号调整

二十四.开具毕业证明书

二十五.研究生提交毕业申请流程 

 

一.保留入学资格

范围:已被山东大学录取,尚未取得研究生学籍因病或其他特殊原因不能到校学习的新生。

程序1.本人申请,填写《山东大学研究生保留入学资格审批表》(在山东大学研究生院网页“培养工作”栏目“表格下载-学籍管理”处下载)。

2.导师和培养单位分管领导签字同意,并加盖公章。

3.附有关证明材料送研究生院审批、备案。

4.保留入学资格的新生,须在下学年开学前填写《山东大学研究生恢复入学资格审批表》提出入学申请,经学校审批通过后,重新办理入学手续。

办理地点:研究生院培养办公室

 

提示保留入学资格者不具有学籍,不享受在校研究生的待遇。保留入学资格期间不得居住于学校。保留入学资格期限为1年,逾期不办理入学手续者,取消入学资格。

 

二.在校生报到注册

范围:已取得山东大学研究生学籍的在校研究生。

程序:每学期开学前按学校规定时间持本人研究生证,到所在培养单位由研究生秘书给予注册。

提示:未按学校规定缴纳培养费、住宿费或者其它不符合注册条件的不予注册。家庭经济困难的研究生可以申请贷款或者其他形式资助,办理有关手续后注册。

研究生注册是研究生教育管理的重要环节,是取得注册学期学习资格的必要条件。详细规定见《山东大学研究生学籍管理实施细则》第二章。

办理地点:各培养单位。

 

三.请假

范围:取得山东大学研究生学籍的在校研究生。

程序:详细规定见《山东大学研究生学籍管理实施细则》第三、七章。

 

四.研究生休学

范围:已取得山东大学研究生学籍,因病或其他原因需休学的在学研究生。

审批程序及提交材料:

1、本人申请,同时提交相关证明。填写《山东大学研究生休学审批表》一式二份(在山东大学研究生院网页“培养工作”栏目“表格下载-学籍管理”处下载);

2、导师、培养单位分管领导签字同意并加盖培养单位公章;

3、将《山东大学研究生休学审批表》及相关材料(因病休学需提供校医院相关证明)送交研究生院审批。

提示:

1、经批准休学的研究生办理离校手续,学校保留其学籍,休学期间不享受在校研究生待遇。未经批准擅自离校休学按旷课处理。

2、休学一般以一学期为限,休学期满但不能按期复学者需提出书面延长申请,休学时间最长不能超过一学年。

3、休学期满应办理复学手续,不办理复学手续或休学满一学年仍不能复学者,按自动退学处理。

4、休学研究生的学习年限相应延长。

5、详细规定见《山东大学研究生学籍管理实施细则》第六章。

办理地点:研究生院培养办公室。

 

五.研究生复学

范围:休学期满可以复学的研究生

审批程序及提交材料:

本人申请,同时提交相关证明,导师、培养单位分管领导同意,研究生院批准;填写《山东大学研究生复学审批表》一式二份(在山东大学研究生院网页“培养工作”栏目“表格下载-学籍管理”处下载),经批准后办理复学手续。 如因病休学后申请复学,需首先到山大校医院进行复查,经校医院与卫生管理处审核后,报研究生院培养办审批。

办理地点:研究生院培养办公室。

提示:详细规定见《山东大学研究生学籍管理实施细则》第六章。

 

六.研究生转导师

范围:具有山东大学研究生学籍因培养需要转导师的在学研究生。

办理程序及提交材料

研究生转导师由所属培养单位根据培养需要审核并备案。

办理地点:各培养单位。

  

七.研究生退学

范围:已取得山东大学研究生学籍,因个人原因自动要求退学的在学研究生。

办理程序及提交材料

在山东大学研究生院网页“培养工作”栏目“表格下载-学籍管理”处下载《山东大学研究生退学审批表》和《山东大学研究生退学离校手续通知单》,按要求逐栏认真填写,经导师、培养单位分管领导签字并加盖培养单位公章后,连同相关材料一同送交研究生院,报经分管校长批准后,按学校有关规定办理离校手续。

提示:详细规定见《山东大学研究生学籍管理实施细则》第七章。

办理地点:研究生院培养办公室。

 

八.研究生证补办

范围:已取得山东大学研究生学籍并注册的在校研究生。

办理程序及提交材料

1、研究生证丢失的,本人应于丢失后3日内到社会发行的报刊(如:齐鲁晚报、生活日报、济南时报等)挂失;然后填写《山东大学研究生证补发申请表》(山东大学研究生院网页“培养管理”栏目“常用表格”处下载),持刊登挂失声明的报纸和一张1寸彩照到研究生院培养办公室办理;研究生证损毁的,须持已损毁的研究生证办理同时填写《山东大学研究生证补发申请表》。补发研究生证需交纳成本费10元。2、火车票优惠卡消磁补办,须提供所在培养单位证明(负责此项工作的老师签字确认并加盖单位公章)。3、办理时请携带本人校园卡。

办理时间:每月最后一个周五上午。

办理地点:研究生院培养办公室。

 

.火车票优惠卡

根据国家规定:没有工资收入的研究生可享受学校到家庭所在地的火车票优惠,不符合规定者不得享受,优惠卡充值每年充值一次,可优惠购票4次。

火车售票优惠卡的补办和充值均在研究生所在培养单位(学院、中心)办理。优惠卡充值一般在每年年底办理一次,具体时间由各培养单位确定。

 

十.开具研究生在学证明

范围具有山东大学研究生学籍的在学研究生。

办理程序及提交材料

在研究生管理信息系统“培养管理-打印在学证明”功能中下载和打印,经所在单位研究生工作秘书审核签字,并加盖所在培养单位公章后,直接到“研究生办公室”加盖研究生院公章。

办理时间:每周一、三、五上午。

办理地点:研究生院办公室。

 

十一.报考外单位博士生研究生

范围:具有山东大学研究生学籍的应届毕业硕士研究生。

办理程序及提交材料

需开具介绍信的研究生,由所在培养单位研究生工作秘书开具学校统一印制的《山东大学报考攻读博士学位研究生介绍信》(单位定向或委托培养的研究生需经定向或委培单位同意报考),并加盖培养单位公章后,到研究生院加盖研究生院公章。

办理地点:研究生院办公室。

 

十二.办理因公出国(出境)审批手续

审批程序:个人申请、导师同意、培养单位审批

    间:每周一、三、五上午

    点:研究生院培养办公室。

须提交材料

出国时间在1个月以内:需提交经导师签字同意、学院审批盖章的《山东大学因公出国、赴港澳申报表》及国外邀请函复印件。
    出国时间在1-3个月:经导师及主管院长签字的《在校研究生申请出国审批表》(登录研究生信息管理系统填写后下载打印)及国外邀请函复印件;《山东大学因公出国、赴港澳申报表》;
    出国时间超过3个月:经导师及主管院长签字的《在校研究生申请出国审批表》(登录研究生信息管理系统填写后下载打印)及国外邀请函(复印件);《山东大学因公出国、赴港澳申报表》;联合培养的还要提供联合培养协议。
   单位定向或委托培养的研究生需同时提供定向或委培单位人事部门同意出国、出境的函。

 

十三.办理出国返校报到手续

办理时间:每周一、三、五上午

办理地点:究生院培养办公室。

须提交材料

出国时间超过3个月:个人护照、国外使领馆出具的《留学回国人员证明》、《山东大学出国(境)留学研究生回校报到情况表》(在山东大学研究生院网页“培养工作”栏目“表格下载-国际交流”处下载或登录研究生信息管理系统下载填写)。国家及学校资助公派留学人员报到时还应向研究生院提交不少于3000字的总结及在外留学期间照片电子版,发至研究生院邮箱pyb@sdu.edu.cn
    出国时间在1-3个月者,持个人护照、《山东大学出国(境)留学研究生回校报到情况表》到学院研究生教务秘书处报到。

 

十四.用交纳

每学年,住宿研究生的住宿费、单位委托培养和自筹经费研究生的培养费要按照学校规定的时间存入学校发放的中国银行卡中,学校将直接从中扣除。

有关费用交纳问题请咨询山东大学计财处,电话:0531-88364534

 

十五.外出做科研审批程序

办理程序:个人申请、导师同意、单位分管领导批准、研究生院审批备案

提交材料:填写《山东大学研究生外出做科研课题申请表》,(研究生院网页“培养管理”栏目“常用表格”处下载填写)。

办理时间:每周五上午

办理地点 :研究生院培养办公室。

  

十六.办理退宿

办理程序:到所在校区宿舍管理部门领取《退宿申请表》----到所在学院(部、中心、所)请分管书记审核签字盖章----到研工部登记盖章----到宿舍管理中心办理退宿手续----把表格送到计划财务处备案。

办理地点:研究生工作部。

 

十七.办理研究生成绩单或成绩公证

    取得山东大学学籍的在校研究生

办理时间 :每周一、三、五上午

    :研究生中英文成绩单均可由所在单位研究生秘书出具。中文成绩单经研究生工作秘书签字、加盖单位公章后直接到“研究生院办公室”加盖研究生院公章;英文成绩单需提供中文成绩单,经培养办公室审核后,到“研究生院办公室”加盖研究生院公章。

办理地点 :研究生院办公室。

 

十八.成绩复核

研究生从个人信息系统查询课程成绩,如有疑问需向所在培养单位提交成绩复核申请,经培养单位审核通过后,交至开课学院复核成绩。

 

十九.缓修、缓考

研究生如因特殊原因不能完成公共课学习任务,需向所在培养单位提交纸质缓修、缓考申请,经培养单位审核盖章后,交至研究生院培养办公室审核、备案,删除研究生在该学期所选的公共课。无故未完成教学任务或不参加考试者,该门课程计0分,并按有关学籍管理规定处理。

 

 

二十.重修、重考

研究生如成绩不及格或申请过缓修、缓考,可于再次开设有关课程的学期初,提交纸质重修、重考申请至研究生院培养办公室。对于无缓修、缓考备案的研究生,培养办不予受理有关申请。

 

二十一.添加或删除选课和改选课

研究生应在规定时间内选课,如因特殊原因未能按期完成选课,需向所在培养单位提交申请,由培养单位核实原因后为研究生针对专业课程,进行处理;公共课则需提交纸质申请,经培养单位审核盖章后,交至研究生院培养办公室审核,由培养办进行审核处理。

 

二十二.课程属性调整

研究生课程成绩中,如发现课程属性与培养计划不一致,导致培养计划完成情况显示为“未完成”,需向所在培养单位提交修改课程属性申请,由培养单位修改。

 

二十三.研究生课程号调整

已获得成绩的公共课课程,没有在培养计划完成情况中显示,需提交纸质情况说明至研究生院培养办公室,由培养办审核后处理。

 

二十四.具毕业证明书

范围:已在山东大学毕业并获得毕业证书的研究生,且毕业证书信息可通过中国高等教育学生信息网查询。

办理程序及提交材料

1、申请人填写《山东大学研究生毕业证明书申请表》(山东大学研究生院网页“培养管理”栏目“常用表格”处下载)。

2、申请人将申请表及相关申请材料(具体材料见申请表说明)送研究生院培养办审核,审核通过后研究生院为申请人本人办理毕业证明书。

办理事项说明

1、证明书只开具一次,若再次遗失,学校将不再办理相关手续。

2、证明书办理完毕后,申请人原毕业证书作废。

办理地点:研究生院培养办公室。